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Modelo de Proposta de Organização de Eventos

Propostas de eventos falham quando o fee de planejamento se mistura com custos de fornecedores. Separe: clientes enxergam seu valor quando o planejamento é uma linha própria. Liste fornecedores como pass-through (ou markup, com transparência).

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O que incluir em modelo de proposta de organização de eventos

  • Tipo de evento, data, número de convidados, local
  • Horas de planejamento (distribuídas pelos meses antes do evento)
  • Escopo de coordenação de fornecedores (cotação, contratos, pagamentos)
  • Equipe no dia (planner + assistentes)
  • Logística: cronograma, run-of-show, coordenação
  • Política de despesas reembolsáveis
  • Markup de fornecedor ou pass-through declarado
  • Tiers de cancelamento e política de reembolso

Como precificar

Wedding: R$ 8.000-R$ 45.000 (parcial), R$ 25.000-R$ 100.000 (full service). Corporativo: 10-20% do orçamento total. Sociais: R$ 4.500-R$ 30.000. Sempre exija sinal + contrato antes de contatar fornecedores.

Erros comuns a evitar

  • Misturar fee de planejamento com custos de fornecedores
  • Sem política clara sobre markups de fornecedor
  • Subestimar horas no dia (sempre 12+)
  • Não ter 2º assistente em eventos com 100+ convidados
  • Vago 'cuidamos de tudo' em vez de escopo detalhado

Exemplo de modelo

Veja um exemplo de proposta completa para esse nicho. Use como ponto de partida — você preenche com os seus dados ao criar uma.

Escopo do Trabalho

Planejamento full-service de casamento para [Noivos]: Fase de planejamento (8 meses antes): • Cotação e contratação de local • Seleção de fornecedores (buffet, flores, fotografia, música, decoração, etc.) • Gestão de orçamento • Cronograma e run-of-show • Calls mensais de acompanhamento Mês final: • Confirmação de fornecedores • Distribuição de cronograma detalhado • Coordenação do ensaio Dia do casamento: • Gestão no local (12 horas) • 2 assistentes • Coordenação de fornecedores e execução do cronograma • Kit de emergência e solução de imprevistos

Itens do Orçamento

DescriçãoQtdTotal
Horas de planejamento (8 meses @ 20h/mês)1R$ 24.000,00
Gestão de coordenação de fornecedores1R$ 6.000,00
Gestão no dia (planner + 2 assistentes)1R$ 9.000,00
Coordenação do ensaio1R$ 1.500,00
TotalR$ 40.500,00

Prazo sugerido: 8 meses da assinatura ao dia do evento

Termos e Condições

Fee de planejamento: 30% na assinatura, 30% aos 4 meses, 40% uma semana antes do evento. Fornecedores pass-through: custo + 15% de fee de gestão, cobrado conforme contratações. Despesas reembolsáveis (deslocamento, estacionamento, compras de última hora): cobradas a custo com aprovação prévia. Cancelamento: sinal de assinatura não reembolsável. 4 meses antes: 50% do fee restante devido. Dentro de 30 dias: 100% devido. Equipe no dia limitada a 14h; hora extra a R$ 200/h por pessoa.

Perguntas frequentes

▸ Devo marcar markup nos fornecedores?

Qualquer um funciona, mas seja transparente. A maioria usa custo + 15-20% de fee de gestão. Markups escondidos erodem confiança se descobertos.

▸ Quantos assistentes para um casamento?

100 convidados: planner + 1. 150-200: planner + 2. 200+: planner + 3. Execução cai por terra sem mãos suficientes.

▸ Preciso de seguro de evento?

Sim, sempre. Responsabilidade civil + responsabilidade profissional. Muitos locais exigem comprovação de seguro do planner.

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